Artikel 4 van de EU AI-verordening verplicht aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen om, zoveel als mogelijk, te zorgen voor een toereikend niveau van AI-geletterdheid bij hun personeel. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft hiervoor een praktisch vierstappenplan gepubliceerd in de handreikingen "Aan de slag met AI-geletterdheid" (maart 2025) en "Verder bouwen aan AI-geletterdheid" (oktober 2025). Dit plan is geen eenmalige checklist, maar een cyclus die organisaties herhaaldelijk doorlopen. De invulling verschilt naargelang de omvang van de organisatie en de rollen van de betrokken medewerkers.

De vier stappen

Het AP-stappenplan bestaat uit vier opeenvolgende, steeds terugkerende stappen:

Stap 1: Identificeren. Breng in kaart welke AI-systemen de organisatie gebruikt, wie ermee werkt, voor welk doel, en welke risico's eraan verbonden zijn. Dit omvat ook ingekochte tools met AI-componenten en zogenoemde shadow AI.

Stap 2: Doelen bepalen. Stel per rolgroep vast welk niveau van AI-geletterdheid vereist is. Een medewerker die AI gebruikt als schrijfhulp heeft andere kennisbehoeften dan een compliance officer die hoog-risico AI-systemen beoordeelt. Leg de doelen vast in gedocumenteerde competentieprofielen.

Stap 3: Uitvoeren. Ontwikkel en lever training die past bij de vastgestelde doelen. Combineer methoden: e-learning voor basiskennis, workshops voor verdieping en praktijkoefeningen met de eigen AI-tools van de organisatie. Documenteer deelname en resultaten aantoonbaar.

Stap 4: Evalueren. Meet of de doelen zijn behaald via assessments en feedbackrondes. Pas het programma aan op basis van de resultaten en herhaal de cyclus minimaal jaarlijks. AI-geletterdheid is een voortdurend proces, geen eenmalige administratieve handeling.

Implementatietips voor kleine organisaties (tot 50 medewerkers)

Kleine organisaties hebben doorgaans geen aparte HR- of compliance-afdeling. De aanpak kan eenvoudig en pragmatisch zijn:

  • Wijs één verantwoordelijke aan (bijvoorbeeld de directeur of een enthousiaste medewerker) als intern AI-aanspreekpunt.
  • Begin de identificatiestap met een korte inventarisatie: welke AI-tools worden dagelijks gebruikt (denk aan Microsoft Copilot, ChatGPT, geautomatiseerde planningstools)?
  • Kies voor een gezamenlijke basistraining voor alle medewerkers, gevolgd door een kort gesprek over de specifieke toepassingen binnen het bedrijf.
  • Leg deelname vast met een eenvoudig overzicht (spreadsheet of HR-systeem) als aantoonbaar bewijs richting toezichthouders.
  • Plan de evaluatiestap in als vast agendapunt bij de jaarlijkse personeelsgesprekken.

Implementatietips voor middelgrote organisaties (50 tot 500 medewerkers)

Middelgrote organisaties hebben meer rollen en afdelingen, waardoor gedifferentieerde aanpak noodzakelijk is:

  • Stel een AI-coördinator of AI-officer aan die het geletterdheidsprogramma bewaakt en rapporteert aan het bestuur.
  • Maak bij de identificatiestap een rolmatrix: wie gebruikt welke AI-systemen, met welk risicoprofiel?
  • Werk met rolspecifieke trainingsmodules. Operationele medewerkers volgen een andere module dan managers of inkoopmedewerkers die AI-contracten beoordelen.
  • Gebruik een voortgangsdashboard of een Learning Management System (LMS) om deelname en resultaten bij te houden.
  • Stel een meerjarig actieplan op, zoals de AP aanbeveelt, met meetbare doelen per jaar en een jaarlijkse evaluatie voor het bestuur.

Implementatietips voor grote organisaties (meer dan 500 medewerkers)

Grote organisaties kennen complexe structuren met uiteenlopende AI-toepassingen, inclusief hoog-risico systemen:

  • Richt een formele governancestructuur in: een AI-board of werkgroep met vertegenwoordigers van HR, Legal, IT en het lijnmanagement.
  • Voer bij de identificatiestap een uitgebreide AI-systeeminventarisatie uit en neem deze op in het verwerkingsregister (AVG) voor zover AI-systemen persoonsgegevens verwerken.
  • Ontwikkel een gelaagd trainingsprogramma met functiespecifieke paden, verplichte herhalingstrainingen en specifieke modules voor bestuurders.
  • Voer een nulmeting uit bij de start van elke cyclus en herhaal de meting om voortgang te kunnen aantonen bij audits en toezichthouders als de AP.
  • Integreer AI-geletterdheid structureel in het onboardingsproces van nieuwe medewerkers en in inkoopvoorwaarden bij externe AI-leveranciers.

Koppeling aan de SAIG-certificeringsniveaus

Het vierstappenplan van de AP bepaalt wat organisaties moeten doen; de SAIG-certificeringsniveaus geven aan op welk kennisniveau individuele medewerkers aantoonbaar moeten zijn. De vier niveaus sluiten aan op de rolgerichte differentiatie die de AP in haar handreikingen beschrijft:

  • Awareness: voor alle medewerkers die incidenteel of indirect met AI te maken hebben. Biedt basiskennis over wat AI is, welke risico's bestaan en hoe de AI-verordening van toepassing is.
  • Basis: voor medewerkers die dagelijks AI-tools gebruiken. Verdiept kennis over verantwoord gebruik, herkennen van bias en de eigen verplichtingen onder artikel 4.
  • Practitioner: voor medewerkers met een coördinerende of implementerende rol, zoals HR-professionals, project- en proceseigenaren. Omvat competentieprofielen opstellen, trainingsprogramma's beoordelen en voortgang rapporteren.
  • Advanced: voor bestuurders, compliance officers en AI-officers die eindverantwoordelijk zijn voor het geletterdheidsprogramma. Dekt governance, meerjarige actieplannen, risicoanalyse en aantoonbaarheid richting toezichthouders.

Bij het uitvoeren van stap 2 (doelen bepalen) van het AP-plan is het aan te bevelen deze niveaus als referentiekader te gebruiken bij het opstellen van competentieprofielen per rolgroep.

Een cyclisch proces, geen eindbestemming

De AP benadrukt uitdrukkelijk dat AI-geletterdheid geen momentopname is. AI-systemen en toepassingen veranderen snel, waardoor ook de vereiste kennis voortdurend evolueert. Het vierstappenplan is daarom bewust als cyclus ontworpen: na de evaluatie begint het identificatieproces opnieuw, met nieuwe of gewijzigde AI-systemen als vertrekpunt. Organisaties die dit proces aantoonbaar en gedocumenteerd uitvoeren, voldoen aan de inspanningsverplichting van artikel 4 van de EU AI-verordening en zijn voorbereid op toezicht en handhaving.